Bien le bonjour, lecteurs, lectrices ! Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler de la productivité au travail. À la base, je ne souhaitais que partager des petites solutions pour augmenter le rendement et faciliter la concentration. Cependant, je me suis dit que nous pourrions creuser un peu plus en profondeur le sujet ; c’est parti !

La productivité, qu’est-ce que c’est ?

Nous allons commencer par quelques définitions des termes que nous utiliserons par la suite.

Productif (définition du dictionnaire Larousse) :

• Qui rapporte de l’argent, qui est rentable;

• Qui fournit, produit quelque chose en quantité.

Production (définition selon l’Insee) :

• La production désigne les biens et/ou les services produits.

• Facteurs de production (ressources utilisées) : travail, capital technique, capitaux engagés, consommations intermédiaires et le savoir-faire accumulé.

Productivité (définition du dictionnaire Larousse) :

• Caractère productif de quelque chose, d’une activité;

• Rapport entre le résultat d’une activité productive (biens et services) et les facteurs de production que l’on a utilisés pour parvenir à cette production.

Productivité (définition selon l’Insee) :

• En économie, la productivité est définie comme le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir (production obtenue pour chaque unité du facteur de production utilisé).

• La productivité peut également être calculée par rapport à un seul type de ressources comme le travail ou le capital. On parle alors de productivité apparente (de travail ou de capital). On parle de productivité horaire lorsque la ressource utilisée est le temps.

Ces définitions tendent à s’accorder parfaitement et tout le monde comprend bien le concept. Donc, ce que nous pouvons en tirer c’est que la productivité est la capacité à produire quelque chose de rentable en quantité via l’utilisation de ressources diverses. C’est une définition très « économique », mais cela nous suffira pour la suite.

La productivité trouve son intérêt dans la mesure du degré de contribution d’un ou de plusieurs facteurs de production (matériels ou immatériels) à la variation du résultat final dégagé par un processus de transformation (Wikipédia).

À présent que nous avons défini le mot, nous pouvons passer à la phase suivante : qu’est-ce qui fait varier la productivité ?

Les facteurs de variabilité de la productivité

Ces facteurs sont multiples et peuvent être de toutes sortes. Nous comptons alors parmi eux l’environnement, le climat social, la culture, l’architecture, la santé, le lieu, le management, l’organisation la motivation, les horaires de travail, la performance du matériel, l’expérience, la qualification, la responsabilité, la confiance et bien d’autres encore.

En effet, n’avez-vous jamais senti en fin de semaine, à l’approche des vacances ou des fêtes que votre capacité à produire variait ? On pourrait penser que cette variation est due à la fatigue, mais ce n’est pas totalement vrai. Eh oui, le lundi matin vous êtes reposés de votre week-end et pourtant votre motivation est loin d’être à son paroxysme, ce qui influence négativement votre productivité. Dans la suite, je vais donc m’attarder sur quelques-uns de ces facteurs de variabilité.

Les facteurs que j’ai choisi de mettre en évidence ici sont :

• La performance du matériel (la technologie);

• Le climat social et la culture (cohésion, dialogue entre collègues, relations, l’ambiance, etc.);

• Le management;

• La santé.

Commençons par la performance du matériel, sujet auquel tout à chacun y a déjà été contraint au moins une fois. Ordinateurs qui rament, plantage à répétition, freeze, redémarrages intempestifs pour cause de mise à jour, incompatibilité du matériel ou des logiciels, clés USB qui cassent… autant de raison de stresser au bureau, car nous ne pouvons pas travailler. Il s’agit d’un problème réel qui coûte en moyenne 3 à 5 jours de travail par an et apparemment la deuxième cause de perte de temps de travail selon Juritravail et Hinault Romaric. De plus, ces soucis matériels ont tendance à stresser les utilisateurs, mais aussi à impacter leur humeur et donc à dégrader l’ambiance de travail.

Ceci m’amène alors au second point : le climat social et la culture de l’entreprise. C’est un sujet très important, car si les salariés ne sont pas à l’aise dans leur environnement de travail, que l’organisation du travail est « branlante » et que les directives restent floues, la productivité finira par en pâtir. Par exemple, en Italie lors du décompte des bulletins de vote, les Italiens du nord sont 28 % plus rapides que ceux du sud selon Vittori Jean-Marc. Pourquoi cette différence de rapidité ? Il s’agit simplement de la culture. Peut-être qu’au nord, on témoigne bien plus de confiance et de valeur envers les personnes qui exécutent ce travail qu’au sud, donc elles font de leur mieux. Finalement, il semblerait que le facteur humain soit au centre du problème.

Cela me permet ainsi de passer à un autre exemple qui traite de cohésion et de dialogue entre interlocuteurs. En effet, la banque américaine « Bank of America » a réalisé une expérience où les salariés portaient un badge qui enregistrait leurs mouvements. L’expérience démontra que les salariés les plus productifs étaient ceux qui faisaient partie d’une équipe soudée qui échangeait beaucoup avec leurs collègues. À la suite de cela, la banque créa une politique de cohésion et vu sa productivité augmenter de 10 %. C’est assez impressionnant comme un problème anodin en apparence peut générer une évolution incroyable avec peu d’investissement, mais une bonne observation de ce qui se passe. Ce problème énoncé était d’ordre organisationnel et a sûrement été repéré par des managers qui ont fait remonter l’information afin d’y remédier. Ainsi, cela me permet d’accéder directement à l’avant-dernier point : le management.

Le management est un des points névralgiques d’une entreprise. En effet, si celui-ci est mauvais les conséquences sur les salariés peuvent aller au-delà de l’aspect professionnel (exemple). Ici, je vais vous parler d’une expérience qui s’est déroulée en Inde. Dans celle-ci, un groupe d’entreprise textile a bénéficié d’un service de conseil en management, tandis qu’un autre n’en bénéficiait pas. La conclusion de cette expérience fut qu’instaurer un climat d’innovation managériale a permis d’augmenter la productivité des salariés (de 17 % dans l’exemple). Des impacts notables ont eu lieu sur la qualité, l’inventaire et la production de textiles grâce aux 38 pratiques clés qui ont été identifiées (Does management matter?, p. 14). Parmi toutes ces pratiques mises en place, il y a un lot qui concerne les ressources humaines avec un système d’incitation à la performance ainsi qu’une véritable définition des tâches. L’objectif était vraisemblablement que les salariés comprennent ce qu’ils faisaient et dans quel but. Par ailleurs (c’est une supposition) la politique d’incitation à la performance a sûrement pris en compte l’être humain afin de l’aider à mieux s’accomplir. Tout cela pour dire qu’un manager (et le management en général) à la tâche de prendre soin de ses collègues de différentes façons afin de tirer le meilleur d’eux. Par ailleurs, c’est l’objet de mon dernier point : la santé.

Nous avons dit précédemment que le management a un lourd impact sur la productivité (souvenez-vous du lean management). De plus, la productivité est également dépendante du progrès technique. Cependant, il y a un facteur indépendant de notre volonté qui s’acharne à nous rendre improductifs : les problèmes de santé.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous allons avoir besoin de définir 2 termes :

L’absentéisme : Ne pas se trouver sur son lieu de travail dans le but de fuir ses responsabilités pour diverses raisons.

Le présentéisme : Le présentéisme comme défini par les chercheurs, n’est pas de faire semblant d’être malade pour éviter de s’occuper de ses devoirs de salariés ou de faire autre chose pendant les heures de travail. Le présentéisme fait référence à la perte de productivité résultant d’un réel problème de santé. (Supposition : les employés ne prennent pas leur travail à la légère et veulent continuer de venir au boulot s’ils le peuvent)

À présent que ces deux mots sont définis, il n’y a plus aucun risque de les confondre. Donc, nous pouvons passer à la suite. Tout d’abord, il faut savoir qu’une personne malade ne peut tout simplement pas donner le meilleur d’elle-même. En effet, un problème de santé tant à diminuer d’au moins 1/3 la productivité d’un collaborateur selon Paul Hemp. De plus, cela impacte négativement la productivité, mais aussi la qualité du travail fourni. Par ailleurs, le présentéisme est un vrai fléau et coûte 13 à 25 milliards d’euros par an selon le Figaro et Midori Consulting. Cependant, je ne comprenais pas comment les 13 à 25 milliards d’euros pouvaient être plus chers que les 45 à 60 milliards (La Tribune) de l’absentéisme. L’explication que j’ai pu trouver est la suivante : l’absentéisme est principalement pris en charge par la sécurité sociale via les indemnités tandis que le coût du présentéisme est assuré par l’entreprise seule, selon Midori Consulting.

Ainsi, tout le monde s’accorde à dire que le présentéisme est un bien plus grand fléau que l’absentéisme économiquement parlant. Sachant que le présentéisme peut être considéré comme un premier pas vers l’absentéisme il faut y faire attention et prendre des mesures immédiatement. L’exemple de la maladie (dépression, rhume, allergie, etc.) et plus particulièrement de l’allergie utilisé ici n’est pas anodin puisqu’il s’agit du sujet étudié dans le document de Hemp.

Voici quelques graphiques/schémas/images pour vous représenter le problème.

(Toutes les images suivantes sont tirées du document de Hemp : « at work-but out of it ».)

Vous voyez bien grâce à ces documents qu’un coût réel est présent et que cela nécessite non seulement de se pencher sur la question, mais d’y trouver des réponses. C’est encore une fois le rôle du manager de prendre soin de ses collègues et collaborateurs puis d’adapter son management pour chaque situation. Par ailleurs, il pourrait également ajouter une touche personnalisée à celui-ci pour apposer sa « signature » dessus, mais aussi pour que les personnes qu’il manage se sentent vraiment écoutées et comprises.

Nous allons donc passer à la partie suivante et énoncer quelques solutions aux divers problèmes exposés ainsi que d’autres moyens pour gagner en productivité.

Être plus productif

Organisation

• Avoir une liste des TPI (Tâches les Plus Importantes);

• Avoir une liste au-delà de l’horizon (tâches qu’on aimerait réaliser un jour);

• Avoir une liste de TPI journalière (et toujours se poser la question : suis-je prêt à travailler davantage ce soir ?);

• Avoir une feuille à côté de son lit à compléter dès que l’on pense à une tâche afin de les externaliser;

• Être capable de voir l’avancement des tâches réalisées;

• Utiliser la technique « Pomodoro » (Wikipédia).

La technique « Pomodoro » se décompose en 5 étapes :

1. Définir la/les tâche(s) à réaliser;

2. Régler son minuteur sur 50 minutes (plutôt que 25);

3. Travailler à fond sur ce qui doit être fait (évitez de vous faire déranger en mettant votre téléphone en mode silencieux, ne regardez pas vos mails et isolez-vous pendant ces 50 minutes);

4. Prenez une pause de 10 minutes;

5. Toutes les 4 sessions, prenez une pause plus longue.

Ces listes n’ont pas l’air très alléchantes comme ça, mais vous verrez que cela vous permettra de faire le tri dans vos pensées et d’y voir plus clair sur ce que vous devez faire.

Minimalisme

• Se concentrer sur ce qui est important et oublier le reste (voir TPI);

• Appliquez la loi des 5 minutes : faire tout ce qui peut être fait immédiatement;

• Se concentrer sur une seule chose à la fois (faire plusieurs choses à la fois peut être bien, mais dans les faits cela vous fait perdre jusqu’à 40 % de productivité selon Olivier Roland);

• Se fixer des limites/échéances personnelles afin d’être sûr de réaliser vos tâches (n’attendez pas la dernière minute !);

• Faire le plein d’énergie en prenant le temps de manger sainement et de bien boire (il faut avoir du carburant pour travailler);

• Travailler dans un environnement propre pour éclaircir votre esprit (travailler sur un bureau en désordre permet de faciliter la créativité, mais pas la productivité ! Si votre bureau est en désordre, vous allez sans arrêt penser à le ranger !);

• Prendre garde à la loi de Parkinson qui dit que plus on a de temps et plus on se laisse du temps (ce qui revient au point n° 3 : les échéances personnelles).

Management

• Tirez parti de l’effet Hawthorne en mettant en place de nouvelles méthodes de management;

• Réaliser un investissement en dépistage, traitement et formation (exemple : offrez une consultation payée chez un spécialiste de la santé à vos collaborateurs);

• Soyez à l’écoute des besoins et envies de vos équipes (exemple : l’un de vos collègues souhaite faire une formation dans un domaine linguistique en vue d’un poste international ou à l’étranger. Discutez-en avec lui, cernez précisément ces objectifs et aidez-le à trouver et à participer à la formation adéquate);

• Soyez observateur sur le bien-être de vos collègues et discutez avec eux;

• Prendre le temps de déjeuner avec eux ou, à défaut créer un espace commun pour que les salariés se retrouvent pour manger ensemble. Manger seul(e) au travail n’est pas une bonne chose;

• Identifier les mesures coûts/efficacité que votre entreprise puisse prendre pour retrouver une productivité optimale.

Posez-vous sans cesse la question suivante par rapport à vos observations/discussions : qu’est-ce qui peut être fait, comment et pour quels bénéfices ?

Pour résoudre un problème, il vous faudra passer par plusieurs étapes :

1. Repérer un problème, en prendre connaissance et en faire prendre connaissance;

2. Se renseigner sur les multiples problèmes (de santé par exemple) auxquels vos collègues font face;

3. Prendre le temps de se poser la question : Qu’est-ce qui peut être faire, comment et pour quels bénéfices ? (À faire sérieusement et en prenant vraiment le temps);

4. Faites un plan d’action et appliquez-le (en informant vos collaborateurs, c’est important !);

5. Prenez le temps de former/éduquez vos employés pour les aider à avancer.

Faire un travail sur soi

• Prendre conscience de la valeur de son temps;

• Définir ses priorités et savoir où l’on va et ce que l’on fait (planifier sur le long terme);

• Apprendre à déléguer (déléguer ne signifie pas perdre du pouvoir, cela signifie gagner du temps en distribuant les tâches aux personnes compétentes. De plus, vous pourrez toujours prendre un temps pour expliquer précisément comme vous souhaitez que la tâche soit effectuée. Il faudra un temps d’adaptation, mais au final vous vous y retrouverez);

• Être responsable;

• Soyez sceptique et testez des choses plutôt que de vous dire « ça ne marchera pas »;

• Apprendre à séparer l’urgent de l’important;

• Se lancer des défis et avoir au moins un grand projet;

• Utiliser l’effet zeigarnik (motivation à l’achèvement d’une tâche déjà commencée);

• Avoir des activités, des passions qui se suffisent à elles-mêmes en dehors du travail (la base de la productivité c’est d’être plus efficace/efficient; cela sert à gagner du temps. Or, si nous ne savons pas que faire de ce temps, est-ce bien la peine de tout faire pour en gagner ?)

Efficace :

• Se dit d’un produit, d’une méthode, d’un appareil, etc., qui produisent l’effet attendu ; bon pour.

• Qui remplit bien sa tâche, qui atteint son but, qui aboutit à des résultats utiles : un employé efficace.

Efficient : Qui aboutit à de bons résultats avec le minimum de dépenses, d’efforts, etc. ; efficace.

Pour vous aider

• Créer un environnement de travail propice à l’activité en équipe;

• Avoir une équipe qui vous soutient et que vous soutenez;

• Avoir un mentor qui vous conseille et vous prodigue des connaissances/informations pertinentes;

• Travailler en musique.

Des solutions musicales pour booster votre productivité

• Tracktl : « Tracktl c’est comme un jukebox digital, qui permet aux clients d’un bar (par ex.) de pouvoir interagir sur la playlist de l’établissement depuis leurs propres téléphones. Ils peuvent ajouter les titres de leurs choix et voter pour leurs titres favoris. Les morceaux avec le plus de votes sont les prochains à être diffusés. »
• Simply Noise: Générateur de bruits colorés sur Internet.
• Coffitivity : La Coffitivity recrée les sons ambiants d’un café pour stimuler votre créativité et vous aider à mieux travailler.
• Noisli : Un générateur de bruit de fond qui vous aide à éliminer les bruits gênants et qui vous permet de créer un environnement idéal pour travailler et vous détendre.
• MyNoise : Machines de bruit de fond personnalisées.
  
• A Soft Murmur: Générateur de sons d’ambiance.

La musique agit de manière bénéfique sur notre cerveau en favorisant la stimulation et l’inspiration. De plus, elle est connue pour accroître nos capacités que ce soit en matière de concentration, de motivation, de courage, etc. Je vous invite vraiment à aller lire l’excellent article de « Welcome to the jungle » qui a fait une très bonne synthèse. Pour profiter de cette solution dans des conditions optimales, n’oubliez pas d’avoir un moyen d’écoute de bonne facture !

La musique est également très agréable pour se détendre avec des musiques zen comme ceci ou cela.

Conclusion

En conclusion, la productivité est une équation à plusieurs variables qui sont parfois cachées. Ces variables peuvent être influencées positivement ou négativement en fonction de nous, de notre environnement et de tout un tas d’autres facteurs. Toutefois, il existe des solutions pour tendre au maximum vers le positif, qu’elles soient techniques ou humaines. Dans la plupart des cas, il sera nécessaire de faire un travail sur soi et de passer par une phase d’adaptation pour en percevoir les effets positifs sur la durée.

Bibliographie

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Rédaction Juritravail. Ordinateur au travail gain ou perte de temps ? 2013, Juritravail. Article publié le 09/10/2013 et consulté le 14/12/2017. Lien

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Sources

• Wikipédia
• La productivité selon l’Insee
• Wikirouge
• Dictionnaire Larousse
• Midori Consulting

YouTube

1 — Olivier Roland : Comment faire pour être plus PRODUCTIF ? Quel système de productivité ?

2 — Olivier Roland : Ce SECRET BANAL va BOOSTER grave votre productivité !

3 — Olivier Roland : 1 astuce SIMPLE pour BOOSTER votre productivité

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5 — Un soupçon de Rose : le minimalisme au travail